Som biträdande generalsekreterare och kanslichef för Svenska soldathemsförbundet (SSHF) under fyra år har jag varit del av ett tiotal rekryteringar och läst några hundratal ansökningar. Och vem har inte varit arbetssökande ett antal gånger?
Med båda arbetsgivar-/arbetssökarperspektiven vill jag dela med mig av några reflektioner som jag hoppas kan hjälpa andra att förbättra chanserna att få sin nästa anställning.
Ha rätt perspektiv
Det är lätt att gå i fällan att utgå från sig själv i ansökan. Omfattande personligt brev på mer än en sida, ett CV på över två sidor ner på detaljer om vilken mellanstadieskola man gick på. Här är mitt liv!
Glöm det. Det är fel perspektiv. Du behöver utgå från vad arbetsgivaren behöver, som det uttrycks i annonsen. Syftet med att skriva en ansökan är att hjälpa arbetsgivaren förstå varför du är bäst lämpad för tjänsten. Det betyder att du behöver sätta dig in i vilken bakgrund, vilka kunskaper och färdigheter som framhålls som viktiga för arbetsgivaren. Hela anställningsprocessen handlar för din del sedan om att lyfta fram hur dina kunskaper och färdigheter svarar mot arbetsgivarens/annonsens behov. Fokus är att lyfta fram allt som sänker arbetsgivarens tröskel för att anställa dig.
Ringa innan ansökan lämnats in?
Annonsen ger information om tjänsten, men all information om tjänsten och allt runtomkring får inte plats. För att ha så bred bild om vad som eftersöks, så kan det vara bra att ringa att prata lite.
Min erfarenhet är att det kan ge ytterligare information som kan hjälpa skrivandet av CV/personligt brev och lyfta fram kunskaper och erfarenheter som knyter an till det som söks – och som kanske inte finns med i annonsen! Om du ringer kan du få information som gör din ansökan mer träffsäker än andras ansökningar och det ökar din möjlighet att få arbetet.
Ibland framhålls att det kan vara bra att markera intresse redan innan ansökan med syfte att arbetsgivaren ska märka att du är en särskilt intresserad sökande. För mig har det känts bäst att bistå med efterfrågad information men tittar på kandidaterna först när jag har en ansökan att läsa. Då kan det däremot vara postivt att skriva något i stil med ”efter kontakt över telefon med <namn> den X/X blev jag motiverad att söka”. Det hjälper arbetsgivaren att dra sig samtalet och personen till minnes – vilket kan sänka trösklarna.
CV/personligt brev
Vilket för oss in på CV/personliga brevet (i det följande PB) Det är en smaksak om man som arbetsgivare först läser CV eller PB. Jag tycker om att börja med CV för att se att alla formella delarna finns på plats, för att därefter läsa PB så att jag får en känsla för sökandens tonalitet, hur sökande beskriver sig själv och hur den ser sig matcha de behov vi uttryckt i annonsen (och kanske över telefon).
För de annonser SSHF haft ute kommer ibland inkompletta ansökningar. Det kan handla om att det kommer ett kort PB utan CV, med uppmaningen: ”Jag passar perfekt i rollen, men hinner inte skriva CV! Ring mig!” Men arbetsgivaren tar normalt bara ställning till det som skickats in, och endast i undantagsfall återkommer jag och ber om komplettering – för SSHF:s del, kolla om sökande genomgått värnpliktsutbildning eftersom det innebär en större förståelse för rollen som soldathemsföreståndare.
Enbart ett CV kan vara tillräckligt intressant för att gå vidare, men inte enbart ett PB.
Se till att namn och alla kontaktuppgifter finns med på alla dokument. Det är så självklart att man inte tror att det ska behöva nämnas, men förvånansvärt många mailar dokument utan telefonnummer och mailadress, än mindre bostadsadress. Hur ska man då kunna kontakta intressanta sökande?
Det som skulle behövas då är en jakt i mailboxens inkorg eller papperskorg efter ansökningsmailet som dokumenten kom med – eller en jakt via mrkoll.se eller liknande för att via namn, ålder/födelsedatum och ort hitta ett telefonnummer. Det har arbetsgivaren inte resurser för.
Ser jag tillbaka är det kanske symptomatiskt att ansökan utan kontaktuppgifter aldrig hamnat i tätgruppen för intervjuer – slarv med kontaktuppgifter är en del av en större bild. Ett förslag är att lägga in namn och kontaktuppgifter i sidfoten på alla dokument i en mindre storlek.
Döp gärna filerna med förnamn, efternamn, CV/PB (samt eventuellt rollen om arbetsgivaren har fler annonser ute). Att döpa filen med sitt eget namn gör det direkt lätt för arbetsgivaren att hålla koll på filen om den nu skulle råka sparas ner i fel mapp.
En bra design understödjer en formellt bra ansökan. Men om ansökan är slarvig och inkomplett, så döljer inte en bra design de underliggande problemen – snarare tvärtom.
Inga generella CV/PB. Det är tämligen meningslöst. En arbetsgivare som läser igenom 40 ansökningar för att kalla fem till intervju söker efter det som sticker ut, det som visar på att man passar specifikt för kraven som är satta. Hjälp arbetsgivaren att förstå att du är rätt för jobbet! Lyft fram erfarenheter och kunskaper som matchar det som krävs, gärna i CV men definitivt i PB.
Dubbelkolla allt innan du skickar in. Om du utgår från tidigare inskickade ansökansdokument när du skriver ett nytt: se till att uppgifter från förra sökta tjänsten är bytta överallt.
När SSHF sökt soldathemsföreståndare till soldathem vid ett förband, så har vi ibland fått ansökningar där texten inte är ”tvättad”: man ser att personen nyligen sökt militär tjänst vid förbandet på samma ort (”jag tror att rollen som säkerhetschef vid I 21 passar mig perfekt” där det borde stått ”soldathemsföreståndare vid Sollefteå soldathem”). Som arbetsgivare blir man tveksam och tänker att om SSHF anställer denna som föreståndare, så kommer han eller hon att lämna oss så snart en militär tjänst blir ledig, vilket leder till en omrekrytering för SSHF, vilket innebär ett merarbete – det tar tid från annat och tid är timlön, så även pengar. Det gör att en ansökan som av slarv söker om ”fel tjänst” inte sällan går i papperskorgen, det är inte värt risken. Därför: kolla bilagorna en gång extra, tvätta texten, innan du trycker på sänd.
CV
- Omfattning: normalt brukar man säga att ett CV ska bestå av två sidor. Inte mer. Det som inte kan sägas på två sidor är inte värt att ha med – det visar på att sökande inte har förmåga att gallra ut vad som är viktigt. I vissa kretsar, ex. bankväsendet, kan normen t.o.m. vara en sida.
- Ett bra sätt att kapa ner hela sin livshistoria i ett mångsidigt CV-utkast är att så långt möjligt stryka allt som är äldre än tio år. Erfarenheter och kunskaper som är äldre än tio år är i någon mening föråldrade. Undantaget är sådant som har en direkt koppling och betydelse för en sökt tjänst.
- Åldersfaktorn: en yngre person har ofta ett kortare CV sett till arbete och utbildning: här kan det vara intressant att – i brist på annat – lyfta fram fritidsintressen, prao-perioder, kunskaper och färdigheter som vunnits på annat sätt än genom arbete eller utbildning – kort sagt allt i ditt liv som kan visa att du matchar det arbetsgivaren söker efter.
- Byta karriär: Äldre personer bör kanske undvika ovanstående, såvida det inte gäller att försöka vrida sin karriär. Då kan det vara bra att försöka lyfta fram erfarenheter från föreningsliv m.m. för att brygga över till en ny roll eller ett nytt fält (Så var det för min del, för att kunna gå från experttjänster till chef/ledar-tjänster lyfte jag fram erfarenhet som ordförande / viceordförande / projektledare i den ideella sektorn).
- Det kan vara bra att ha en sammanfattning på 1-3 meningar som mycket kort övergripande professionell introduktion.
- Använd omvänd kronologisk ordning för varje delavsnittt som du sedan har, d.v.s. det aktuellaste först och det äldsta sist.
- Arbeten, för varje tjänst:
- titel,
- arbetsställets namn och ort,
- startår-slutår samt
- 1-3 meningar om vad man gjort, om möjligt saker som matchar mot det sökta tjänsten, gärna framgångsrika resultat.
…för vad säger det om du skriver t.ex ”arbetat i hemtjänsten 10 år?” Jag kan inget om hemtjänsten, så jag förstår inte vilka kunskaper och erfarenheter som kan vara av värde för den sökta tjänsten: dessutom, gjorde du samma sak alla åren, eller fick du mer ansvar? Hjälp anställaren att förstå, ta med alla grundfakta och berätta mer, så sänker du trösklarna.
- Därefter längre utbildningar i omvänd kronologisk ordning: universitet/högskola/yrkeshögskola/KY och/eller gymnasium/komvux. För varje: korrekt benämning på programmet/linjen och eventuell inriktning, skolans namn (och ort om det inte är en del av namnet), startår-slutår. Tänk på att det är skillnad på att skriva t.ex. Grundskollärarlinjen/Grundskollärarprogrammet och Grundskollärarexamen. Det senare pekar klart och tydligt på att man blev helt klar – det förra visar att man gått utbildningen men visar egentligen inte om man är klar.
- Därefter kortare kurser över ett fåtal dagar på samma sätt.
- Därefter övrigt, som ex. kunskaper i språk, kunskaper i data, eventuella ideella engagemang – antingen för att visa ”bisysslor” man har nu, eller för att visa något avslutat som knyter an till den sökta tjänsten.
Därefter ”Personligt” – några korta meningar om hur ens liv ser ut vid sidan av arbetet: familj, boende, hobbies, träning. - Därefter: referenser – lämnas endast på begäran. Referenserna är varje sökandes guldägg och de bör inte skrivas ut i CV. Sant, det hjälper arbetsgivaren att ha dem direkt, men det är bättre att hålla på dem och lämna ut dem när de efterfrågas. När du varit på intervju och fått besked att arbetsgivaren vill kontakta referenser, be om att få återkomma närmaste dagarna. Du ringer upp dem och ger bakgrund om tjänsten du söker, så att de kan lämna svar som lyfter fram att du klarar arbetsgivarens krav, därefter lämnar du referenserna till arbetsgivaren med kontaktuppgifter och korta fakta om din relation till dem, ex. att X var din chef när du jobbade på Y under perioden A-B.
- Jaget-laget. Rollen som soldathemsföreståndare kräver att man har förmåga att bygga och upprätthålla goda relationer med värnpliktiga, förbandet m.fl. intressenter. För en tjänst som handlar mer om lagarbete och relationsbyggande, så kan det vara idé att skruva ner individuella framgångar och försöka lyfta fram lagframgångar. En sökande till våra tjänster som ensidigt lyfter fram hur man som individ varit framgångsrik och fått utmärkelser är på ett plan intressant som allmänt driftig människa, men ett sådant CV behöver i andra delar lyfta fram att man har/kan arbeta framgångsrikt i team.
- På Linkedin finns möjlighet att klicka på en knapp om man vill ansöka någon av tjänsterna som finns på Linkedin. Det autogenererar CV med bra layout, men den tar alla uppgifter som finns på Linkedinsida. Det blir ett generellt CV vilket är mindre bra och om du inte ansar din Linkedin-information blir CV långt.
Det viktigaste är dock att den hämtar de kontaktuppgifter som du på Linkedinkontot satt som offentliga. Se därför till att göra dem offentliga på Linkedin. - Liknande även på Blocket Jobb m.m. Skriv kontaktuppgifter i allt du skickar, så att det går att kontakta dig.
PB
- Det personliga brevet kallas på engelska ”cover note/cover letter” och syftet med ett PB är att i text knyta samman annonsen och CV. Det vill säga, försöka lyfta fram hur du möter de ställda kraven i annonsen, hur dina erfarenheter skulle kunna skapa nytta och värde för den nya arbetsgivaren.
- Håll det kort. Om möjligt, 1/2-2/3 A4-sida.
- Jag har nedan bilagt ett exempel på PB (som är lite långt): ett helt annat sätt att göra det på är att efter ett eller två inledande stycken lägga in en tvåspaltig tabell. I vänstra spaltens celler fyller du i krav från annonsen, i högra spaltens celler fyller du i hur du möter kraven. Därefter en avslutning. Jag har själv kommit på intervju med sådan PB men inte lyckats får arbetet: gav mallen till min ena syster och hon fick däremot arbete med sådant PB.
Mallar
Här är de CV och PB jag använde för tjänsten som kanslichef för SSHF. CV-mallen har jag sett större antal gånger som anställare: den funkar. Jag kände ingen i SSHF, så något i just detta CV/PB har slagit an en sträng i rekryteringsgruppens gallring inför intervjuer. Hoppas att de kan vara en inspiration och tillgång för andra.
Möjligen blir det ett avsnitt om anställningsintervju lite längre fram.
jonar242 - on Orders, Decorations and Medals in Sweden 